Ce site s’intéresse aux photographies, mais ce ne sont pas les seuls documents dont il faut veiller à la conservation dans le temps. Fiches de paie, diplômes, contrats, mails importants… tous ces documents sont à protéger d’une panne informatique et de dégâts accidentels, car ce sont des documents dont vous aurez besoin à un moment ou à un autre.
Ainsi, il est courant de ne plus se préoccuper de ses fiches de paie, qui tombent chaque mois sur l’adresse mail du boulot. Une bonne pratique consisterait à sauvegarder le PDF dès que possible et à l’imprimer. Puis, il faudrait répliquer ce PDF sur d’autres supports de stockage, si possible organisés par année, et le ranger ensuite dans un dossier « fiches de paie » sur son ordinateur et/ou dans le cloud.
Voici une liste non-exhaustive des documents dont vous devez garder précieusement une copie et organiser la conservation :
- Fiches de paie,
- bulletins scolaires,
- contrats de travail,
- relevés de situation Pôle Emploi,
- arrêts maladie, diplômes,
- factures d’objets importants,
- avis d’imposition…
Les risques ne sont pas négligeables : panne de votre ordinateur, perte d’une clef USB, choc sur le disque dur externe, incendie, cambriolage, inondation, météorites, aliens… Tout ceci (ou presque !) n’arrive pas qu’aux autres. Il vaut mieux avoir l’impression d’en faire trop plutôt qu’être désolé d’avoir tout perdu…
Sans être obsédé par les risques, il convient de réduire au maximum la probabilité de perdre ces documents. Comme pour les photos, une démarche de diversification des sauvegardes est intéressante :
- Téléchargez les documents au fur et à mesure de leur création et triez-les dans des dossiers aux noms explicites et datés,
- Copiez régulièrement (tous les deux mois) ces documents sur des supports de stockage différents de votre ordinateur personnel,
- Chiffrez ces documents et envoyez-les-vous par mail,
- Téléchargez-les au fur et à mesure, de préférence chiffrés, dans vos services de cloud,
- Une fois par an, pour celles et ceux qui sont très motivés, téléchargez tout votre dossier de papiers importants dans Amazon Glacier,
- N’oubliez pas, bien sûr, d’imprimer tous ces documents et de les ranger en lieu sûr.
Il est également important de scanner les documents papier qui n’ont pas encore été numérisés. En général, les imprimantes sont aujourd’hui dotées de scanners, mais il est aussi possible d’acheter des scanners portables, très pratiques.
En 2021, plus personne ne devrait perdre l’intégralité de ses documents à cause d’un disque qui lâche. Il est possible d’aller pas à pas vers une situation plus sûre pour ces données. C’est un cadeau que l’on fait à la personne que l’on sera dans quelques années : n’hésitez pas à faire cet investissement !